Hai sa luam situatia urmatoare: esti coordonatorul unei echipe de vanzari de 8 persoane si vrei sa stii in timp real cam ce fac oamenii astia. De asta probabil ca i-ai pus ca sa completeze rapoarte zilnice sau saptamanale pe care le primesti pe email.

Nu faci bine, eu vad mai multe probleme aici:

• In fiecare zi/saptamana esti inundat de email-uri de care te-ai putea lipsi, ca tot ne plangem ca avem 7524 de email-uri necitite in inbox
• Aceste rapoarte pe care le-ai primit e nevoie sa le centralizezi, timp pe care sigur ai prefera sa il folosesti altfel, poate pentru crosetat sau sa te uiti la patinaj artistic

O alternativa

Alternativa pe care o propun eu te scapa de email-uri inutile si centralizari de rapoarte care iti consuma timp, pentru asta vom folosi Google Forms si Google Sheets.

Continutul raportului de vanzari

Incepem cu inceputul, care sunt informatiile pe care oamenii le raporteaza, hai sa spunem in fiecare zi. Dupa un brainstorm cu mine insumi eu zic sa punem urmatoarele:

• Numar cold calls
• Numar telefoane pentru recomandari
• Numar intalniri
• Valoare contracte semnate

Probabil ca ati vazut ca nu vrem sa avem un raport foarte lung, e bine sa avem ceva scurt, oamenii de vanzari de obicei nu au rabdare.

Formular pe Google Forms

Am adaugat un nume si o data la ce am spus mai sus si am facut un formular pe Google Drive, mi-a luat cam 2 minute fiindca parca ma misc si eu mai greu. Puteti sa il vedeti live aici.

Unde se duc raspunsurile

Atunci cand creem un formular pe Google Drive acesta in mod implicit creaza inca un fisier de tip Excel (stiu ca nu ii zice Excel) in care sunt aruncate raspunsurile. Acest fisier atata cam asa si il puteti accesa aici.

Si eu ce fac cu lista asta?

Nu prea am o privire de ansamblu legat de activitatea de vanzari cand ma uit peste documentul generat de formularele Google. Avem nevoie sa extragem niste rapoarte, de exemplu:

• Comparatie intre indicatorii oamenilor din echipa pe fiecare zi
• Rata de conversie din cold calls in intalniri

Pentru acest tip de situatii s-a inventat Pivot Table-ul, ca sa putem genera urmatoarele rapoarte, le puteti vedea si aici. Poate aveti si voi alte sugestii de rapoarte.

As vrea totusi sa le si reamintesc cumva

Oamenii de vanzari nu sunt neaparat cei mai organizati de pe fata pamantului, de multe ori uita sa completeze anumite rapoarte sau alte chestii distractive. Am putea oare sa facem sa primeasca un email automat in fiecare zi? ca sa nu trebuiasca sa fac eu asta, poate mai uit si eu.

Raspunsul pe scurt e ca se poate, daca folosesti Outlook vezi aici, daca folosesti Gmail vezi aici.

In incheiere

In acest articol am vazut cum putem tine tracking pe o echipa de vanzari cu minim de implicare din partea noastra. Rolul nostru se muta din cel de centralizare rapoarte si lupta cu email-uri intr-un rol de analiza a rezultatelor si cautare a biciului pentru stimularea oamenilor sa dea mai multe telefoane si a vazelinei pentru a elimina forta de frecare din experienta de dat telefoane.