De la un articol la un CRM intr-o saptamana

In urma cu mai multe saptamani am scris un articol cu titlul Cum sa faci un CRM gratis in Excel / Google Docs. M-am bucurat sa vad reactii pozitive la articol si persoane care au cerut sa le trimit fisierul in format Excel.

M-am bucurat si mai mult cand cei de la Qfort Oradea au venit sa ma intrebe daca nu cumva le-as putea adapta varianta pe care am postat-o pe blog pentru a satisface nevoile lor. Cum eu nu pot spune nu la lucruri care tin de Excel asa am inceput.

CRM in Google Docs

Ciclul de vanzare
Primele mele intrebari au fost legate de ciclul de vanzare, a fost important sa stim de la inceput care sunt etapele prin care trece un posibil client pana in momentul in care devine client si ne umple de bani.

Informatii despre fiecare prospect / client
Pasul urmator a fost sa vedem care sunt informatiile pe care vrem sa le avem despre fiecare client in parte. Aici am fost nevoiti sa mentinem un echilibru intre: destul de multe informatii ca sa stim ce se intampla si destul de putine informatii ca sa nu pierdem mult timp completand formulare si sa facem mai multe vanzari.

Sursa de achizitie
Un lucru important era sa stim de unde vin clientii, care sunt conductele cu clienti cele mai importante. Le-am pus intr-o lista in ideea de a sti pe viitor care este rentabilitatea investitiei in anumite activitati care ar trebui sa genereze clienti.

Rapoarte
Ultimul pas a fost sa definim rapoartele, sa vedem care sunt lucrurile importante pe care e nevoie sa avem tot timpul un ochi. Ca sa fiu mai concret, uite cateva din rapoartele pe care le-am definit pana acum:

  • Situatie lunara: un raport care ne spune ce valoare financiara avem in fiecare etapa de vanzare in fiecare luna
  • Rata de conversie: un raport care ne arata pentru fiecare persoana din echipa de vanzari care este valoarea financiara in fiecare etapa de vanzare si calculeaza o rata de conversie din prospecti in clienti
  • Tipuri de lucrari: valoarea financiara generata de fiecare tip de lucrare

Rapoartele se genereaza automat, nu trebuiesc completate manual, mai jos vedeti cateva exemple, evident ca informatiile nu sunt reale.

CRM in Google Docs
Situatie lunara
CRM in Google Docs
Rata de conversie
CRM in Google Docs
Tipuri de lucrari

Ce e foarte interesant e ca toate lucrurile pe care le-am prezentat in acest articol au durat mai putin de o saptamana. Asta demonstreaza ca nu ai nevoie de cateva luni pentru implementarea unui CRM daca lucrezi cu tehnologia potrivita. Noi am facut totul in Google Docs folosind urmatoarele functii:

  • Validarea datelor ca sa nu putem scrie chiar tot ce ne taie capul
  • Countif ca sa eliminam duplicatele
  • Formatare conditionala ca anumite lucruri sa ne sara in ochi
  • Pivot table ca sa generam rapoarte care se calculeaza automat

In incheiere va las cu un scurt mesaj din partea lui Cristi de la QFort:

Cu un minim de efort (necesar la introducerea informațiilor) avem oricand la dispozitie o radiografie clara a vanzarilor. Partea si mai buna e ca folosind Google Docs avem acces la CRM oricand si de pe orice dispozitiv conectat la internet. Un al treilea plus ar fi că Radu e disponibil pentru modificari ulterioare in functie de schimbarile aparute in ciclul de vanzare. Radu a facut aceasta experienta scurta si foarte placuta.

Daca crezi ca as putea sa mesteresc vreun Excel pentru tine sau compania ta, contacteaza-ma.