Rapoarte “blindate” cu data validation

In orice organizatii, de oricare fel ar fi ele exista rapoarte, nu prea putem sa ne desfasuram activitatea fara ele. Intr-o lume ideala ne ofera informatii foarte relevante fara a ne lua foarte mult timp. Revenind cu picioarele pe pamant stim ca rapoartele pot fi mari consumatoare de timp si energie.

Approval

Un motiv pentru care asta se intampla este modul neglijent cum altii completeaza rapoartele pe care noi mai apoi e nevoie sa le corectam. Vom vedea cum putem sa ne “blindam” rapoartele de care ne ocupam pentru a nu mai fi nevoie sa le corectam.

Luam exemplul firmei SC VindemFan SRL care a decis dupa multe dezbateri sa aiba un raport in care sa centralizeze toti clientii cu care vine in contact. Excel ninja de serviciu, Dorel, a venit cu o propunere de raport simplu dupa cum se vede mai jos:

data validation 1

Problema pare a fi rezolvata, asta pana cand oamenii incep sa completeze tabelul.

data validation 2

Corectarea rapoartelor completate neglijent de altii e pierdere de vreme. Chiar daca ii atentionam legat de modul de completare probabil ca vom avea in continuare probleme. Ce o sa facem in schimb este sa adaugam cateva reguli de validare:

  • In coloana A vrem sa putem introduce doar date
  • In coloana sursa sa putem introduce doar una din cele 4 surse definite in coloana G

Validarea pe coloana A o facem in felul urmator (mai bine va arat decat sa va spun):

Validarea pe coloana B o facem in felul urmator:

Atunci cand vrem sa introducem o valoare care nu este de tip data in coloana A vom vedea mesajul de mai jos. Acelasi mesaj va aparea si cand vrem sa introducem o alta categorie in coloana B.

Excel are mai multe optiuni de validare, le puteti vedea pe toate mai jos:

  • Numar intreg intre anumite limite
  • Numar cu zecimale intre anumite limite
  • Elemente dintr-o lista, cum am facut pentru coloana B, sursa
  • Date, cum am facut pentru coloana A
  • Timp
  • Lungimea textului
  • Validare pe baza unei formule pe care o definim

In acest fel Dorel si-a “blindat” raportul de vanzari. Tu in ce fel folosesti validarea datelor in Excel?

Download

Joaca-te putin cu validarea datelor, descarca modelul folosit de mine.