Cum sa reduci dimensiunea unui fisier Excel


Esti in urmatoarea situatie: trimiti zilnic un raport in Excel despre … ceva … catre colegii din departament. Daca la inceput era un fisier simplu cu doar cateva randuri, acum avem ditamai “dihania” de 25MB. Hai sa vedem cum putem “dresa” acest fisier ca sa nu ne mai rupa inbox-urile in 2.

Redu dimensiunea excel

Excel si meniul zilei

Cei care ma cunosc stiu ca mie imi place mancarea si ca pentru mine masa de pranz e sfanta. 🙂

La un moment dat primeam de la un restaurant din Oradea zilnic pe email meniul zilei. Ce sa zic, era un fisier foarte “stufos” cu vreo 5 randuri in care ne explicau in cuvinte putine ce mancam azi.

Acel fisier simplu avea peste 1MB.

Ca si contrast, fisierul meu cu toate incasarile si platile din ultimii 2 ani care are si 10 pivot table-uri, are 95 KB. Ninja Bill, programul meu de facturare, care are si macro-uri destul de complexe si o droaie de formule, are 133 KB.

De ce? citeste mai jos.

Tipul fisierului

Redu dimensiunea excel 2

Fisierul primit de la restaurantul despre care iti spuneam era in format .xls. Daca te intereseaza sa faci excel-ul mai mic incearca urmatoarele:

  • Save as .xlsx – e formatul modern al Excel-ului (care e mai rapid si ocupa mai putin loc)
  • Save as .xlsb (Excel Binary file) unii ziceau ca au redus fisiere de 50 MB la mai putin de jumatate, merita incercat

Incearca-le pe amandoua, vezi care dintre ele e mai eficienta.

Celule irelevante

Poate ca cineva s-a gandit ca ar fi interesant sa coloreze intreg sheet-ul cu alb, ca sa nu vada liniile (gridlines). Sau poate ca ai o formula care merge pana la randul 1.000.000 asa, “just in case”.

Lucrurile astea adauga la dimensiunea fisierului fara sa iti aduca nimic in plus. Scapa de ele.

Elimina formatarea

Redu dimensiunea excel 3



Daca datele din Excel-ul tau sunt luate din alta parte, poate de pe un site folosind copy paste, aici s-ar putea sa apara probleme.

Foloseste cu incredere clear formats in aceasta situatie (tab-ul home – cum intri pe dreapta).

Formatare conditionata

Daca tu ai nevoie de formatare conditionata doar pe primele 10 randuri dar tu ai setat-o pe toata coloana, s-ar putea sa mai poti reduce din dimensiune daca o pui doar acolo unde e nevoie.

Redu dimensiunea excel 4

Pivot table in loc de formule

Asta va parea putin ciudat, dar in experienta mea e mai ok sa folosesti mai multe Pivot-uri pentru a face calcule decat formule, acolo unde poti face asta.

In fisierul meu de incasari si plati am 10 Pivot Table-uri si fisierul ocupa doar 93KB.

Sa mesterim formulele

Daca ai fisiere mari si pe cateva coloane ai mai multe functii VLOOKUP sau SUMIF, s-ar putea sa aiba sens sa incerci urmatoarele:

  • sorteaza tabelele unde faci VLOOKUP (dupa ID-ul dupa care faci cautare)
  • opreste calcularea automata a formulelor (optiune pe care o gasesti in formulas)
  • * evita sa folosesti referinte la coloane intregi (de genul: =SUMIF(A:A …)

* daca nu te intereseaza dimensiunea fisierului, nu as recomanda asta.

Imagini

Eu in general nu pun imagini in Excel. E ca si cum ai pune piper in dulceata, dar asta e doar parerea mea. 🙂

Redu dimensiunea excel 5

Daca insa ai nevoie sa ai si imagini in Excel, poate ar fi o idee buna sa nu le incarci in dimensiunea de 24 megapixeli, zic doar. Dar chiar daca ai comis-o si pe asta ai optiunea de “compress pictures”.

  1. Click pe o imagine
  2. Click pe tab-ul de format (cel care apare doar cand selectezi o imagine)
  3. Cauti acolo optiunea de compress pictures si te descurci mai departe

Compresie

La asta sigur nu te-ai gandit, cum ar fi sa faci o arhiva .zip inainte sa trimiti raportul? Mai castigi cativa MB cel mai probabil.

Alte sugestii

Poate ca tu ti-ai dat doctoratul in reduerea marimii fisierelor Excel si esti mai calificat(a) decat mine sa vorbesti despre acest subiect. Spune-mi si mie ce mi-a scapat in sectiunea de comentarii.



  • Matei Camelia

    Mie întotdeauna îmi reușește cu extensie .xlsb.

  • Eduard Pintilie

    Ar mai fi o “manevră”, care şterge informaţiile despre imagini (pentru ca acestea să poată fi restaurate ulterior la starea iniţială): în File – Options – Advanced – Image Size and Quality – se bifează Discard Editing Data. Nu se câştigă mare lucru, dar mai iei o pietricica din ditai bolovanul.

  • Andrei Gheorghe

    xlsb merge foarte bine la fisierele cu grafice si cu tabele. clear nu functioneaza intodeauna cum trebuie, nici pe departe nu te scapa de liniile si coloanele inutile.
    Eu am pescuit de pe net un macro care merge perfect, tin macro-ul pe langa mine, il aplic peste fisier si dupa salvare fisierul nu ramane cu respectivul macro in el asa ca e ok sa trimiti fisierul curatat mai departe.
    https://www.google.ro/search?q=xsformatcleaner.xla+download&oq=xsforma&aqs=chrome.4.0j69i57j0l4.5701j0j4&sourceid=chrome&ie=UTF-8