Blog

In urma cu mai multe luni cineva ma intreba daca pot cumva sa generez coduri de bare folosind Excel. Cum in general nu ignor email-urile de acest tip, hai sa vedem cum putem genera coduri de bare folosind doar Word si Excel.

Genereaza coduri de bare (word + excel)

Mai multe moduri

Facand putin research legat de acest subiect am gasit cel putin 3 metode prin care putem face asta. O prima metoda, merge foarte simplu, fara sa fie nevoie sa instalez nimic. O a doua metoda implica sa instalez un font separat, iar a treia metoda sa desenez cu creionul pe hartie codurile de bare. 🙂

Nu stiu tu cum esti, dar eu nu gasesc nici o placere in a imi instala diverse “chestii”, mai ales de la organizatii relativ obscure. Asa ca, hai sa incercam prima metoda.

Video

Am facut un video pentru asta, te invit sa il urmaresti mai jos. Nu ma supar daca imi lasi si un thumbs up la final. 🙂

Mail merge

In video am facut referire la mail merge, o functionalitate foarte interesanta in MS Office, daca nu stii despre ce e vorba, vezi mai multe aici.

Download

De data asta nu iti dau fisiere pentru download, am incredere ca stii sa creezi un nou fisier word si excel si sa le legi intre ele.

O alta abordare

Cei de la ID Automation au o abordare interesanta legat de acest subiect. Chiar daca e posibil sa adormi de vreo 5 ori in timpul acestui tutorial de 10 minute, ei fac cateva lucruri interesante.

Pix si hartie

Am incercat si desenatul codurilor de bare, din pacate telefonul meu nu prea le recunoaste, sigur e o problema cu telefonul. 🙂

Alte abordari

Mai stii si alte abordari, spune-mi si mie in sectiunea de comentarii.

Daca ai inregistrat macar un macro pana acum, sunt sigur ca te-ai lovit de urmatoarea problema: cum il fac sa ruleze pentru toate randurile din tabel? Cum gasesc ultimul rand folosind Macro / VBA?

Ai nevoie de o singura linie de cod (spolier alert), de acesta mai exact:

LR = Range(“A10000”).End(xlup).Row

Cum? Ce? De ce LR?

Vezi mai multe in video-ul de mai jos.

Vrei sa inveti VBA?

Partea de Macro / VBA te poate ajuta sa automatizezi lucrurile repetitive din Excel. Fara prelucrari de tabele care iti iau minute / ore, apesi pe un buton si totul se face automat.

Daca vrei sa faci Excel-ul sa “cante” de asta ai nevoie.

https://onlearn.ro/p/macro-vba-urmatorul-nivel-in-excel

Frizer si bicicleta

Daca te intrebi ce cauta bicicleta in cadru, sa stii ca nimic nu este intamplator. Scopul era sa distraga atentia de la freza mea de om al padurii, nu m-am intalnit cu un frizer de vreo 2 luni. 🙂

Spune-mi in comentarii daca am reusit.

Nu stiu daca din cauza ploii de afara, dar in dimineata asta am inceput sa ma gandesc la grafice de tip combo in Excel. Un tip de grafic destul de interesant, care te poate ajuta sa prezinti intr-un mod relativ clar date diferite ca si ordin de marime. Oare de ce o lungesc cu introducerea, ca tu oricum ai dat play la video-ul de mai jos.

Grafic combo – cum arata

As putea sa adaug o lista de adjective aici, dar m-am gandit ca mai bine pun o poza. Ce sa zic, opera de arta.

Alte exemple – Pareto

Un alt exemplu pentru un grafic combo este Pareto. In articolul de mai jos am folosit versiune de Office mai veche, e mai usor in Office365. Nah, ca iar am promovat un produs Microsoft, macar daca mi-ar da un discount la abonamentul anual.

Grafic Pareto in Excel

Next level

Daca te intereseaza sa-ti dai pe spate colegii cu graficele pe care le faci, cel mai bun mod este sa folosesti Power BI, o aplicatie “cioplita” tot de Microsoft. Vezi mai jos un demo in ceea ce inseamna harti.

Am si un curs despre Power BI, #numazic. 🙂

Elimina spatii Excel

Cum elimin spatiile libere de la inceput si final intr-o celula in Excel? Cum pot sa le elimin pe cele din interior? Cum pot sa inlocuiesc spatiile libere cu altceva?

 

Eu zic ca intrebarile de mai sus sunt destul de bune, nici nu stiu de ce nu am scris acest articol mai devreme. Posibil sa il fi scris de fapt, dar cand treci de 250, mai uiti despre ce ai scris si ce nu, asta e, imbatranesc si eu. 🙂

Elimina spatiile de la inceput / final

Avem pe coloana A urmatorul text. Am spatii atat la inceput cat si la final. Stiu ca nu le vezi, trebuie sa ma crezi pe cuvant. 

Ca sa scap de ele, e simplu, folosesc functia TRIM, mai exact scriu urmatoarea formula:

=TRIM(A1)

Da stiu, foarte complicata. Imi va elimina spatiile libere de la inceput dar si cele de la final. 

Elimina toate spatiile libere

Radu, dar eu mi-am pus pata pe toate spatiile libere, cum scap de ele?

Ai aici 2 variante, FIND / REPLACE sau functia SUBSTITUTE. 

Daca folosesti FIND / REPLACE, vei selecta celulele unde vrei sa faci asta si mai apoi apesi CTRL + H. Unde scrie find what vei apasa o data pe tasta SPACE, la replace with nu scrii nimic. La final dai replace all. 

Daca vrei sa elimini spatiile libere cu o functie, poti folosi fie SUBSTITUTE. Daca pornesc de la A1, cam asa ar arata formula:

=SUBSTITUTE(A1,” “,””)

Functia SUBSTITUTE

Cred ca functia asta merita cateva randuri in acest articol, daca tot am folosit-o. 

=SUBSTITUTE(text, old text, new text, [instance_num])

  • Text: unde facem inlocuirea
  • Old text: ce vrem sa inlocuim (in cazul nostru vom pune caracterul spatiu (intre ghilimele)
  • New text: cu ce il inlocuim (in cazul nostru, nimic)
  • Instance_num: care dintre caractere sa il inlocuim (aici eu nu am scris nimic si asta inseamna ca inlocuiesc toate spatiile, daca insa scriam 2 as fi sters doar a 2-a aparitie a acelui spatiu)

Flash fill – o alternativa

Si in aceasta situatie Flash Fill poate fi o alternativa, mai ales daca vrei sa faci lucruri mai ciudate cum ar fi sa elimini doar spatiile de la inceput dar nu si cele de la final. 

Procesul e simplu:

  1. Scrii in dreptul coloanei pe care vrei sa o modifici cum ai vrea sa arate (de exemplu, dara spatiile de la inceput dar cu cele de final)
  2. Apesi pe Flash Fill (tab-ul Data, eu ii mai spun si “Fulger Mcqueen” din cauza lui Vladut)
  3. Excel-ul face niste vraji si gata

Curatarea datelor in Excel

Titlul acestui articol ar putea fi pus intr-o “galeata” mai mare, cea de prelucrare / curatare date in Excel. In acea galeata imaginara as mai include si articolele de mai jos. 

Cum sa corectezi date scrise gresit folosind text to columns

Separa numele de prenume in Excel folosind text to columns

Functii care gestioneaza textul in Excel – tot ce trebuie sa stii

Flash fill in Excel

Public acest articol in Martie 2020, suntem in plina pandemie. La televizor vedem multe statistici, atat la nivel international cat si la nivel de judete. Asa ca, mi-a venit o idee, hai sa vedem cum sa facem un grafic sub forma de harta Romaniei, pe judete daca se poate. Asa s-a nascut acest video.

Grafic pe Harta?

Noi in ziua de azi vedem tot feluri de statistici despre bolnavi, paturi la terapie intensiva, etc la nivel de judet. Stiu, tu nu esti medic, asa, ca ne putem gandi si la exemple alternative.

Sa spunem ca lucrez intr-o companie care vinde “chestii” in toata tara. Si fiindca vreau sa ma dau mare, vreau sa ii arat sefului distributia vanzarilor pe judetele din tara. Ceva de genul acesta:

Grafic harta romaniei pe judete 2

Nu stiu de ce, dar Excel-ul ni stie de judetul Neamt. Apare blank pe harta, ciudat.

Office 365

Da, si acest tip de grafic apare doar in Office 365 din pacate. Daca insa ai un 2013 sau 2016, ai putea face ceva asemanator folosind optiunea de Power View. Am un video mai vechi in care vorbesc despre asta, l-am pus aici.

Nu e pe harta, e pe orase, dar poate fi un tip de grafic interesant totusi.

Mai vrei grafice?

Daca iti plac graficele eu zic sa arunci o privire peste categoria grafice. Nu stiu daca ai observat dar toate articolele sunt pe categorii, sa fie mai usor de gasit.

Intrebare: cum pot sa extrag dintr-un CNP data nasterii, varsta si sexul folosind Excel? Daca se poate as prefera sa nu le scriu manual in tabelele la care lucrez.

Foarte buna intrebarea, luam ca si exemplu tabelul urmator:

Extrage data nasterii, varsta, sexul CNP 2

Coloanele varsta, data nasterii si sex am vrea sa se calculeze automat in functie de CNP.

Structura informatiilor din CNP

Probabil ca majoritatea stiti ca fiecare CNP are urmatoarea structura:

SAALLZZXXXXXX

  • S – Sex (1 Masculin, 2 Feminin)
  • AA – Anul nasterii din 2 cifre
  • LL – Luna nasterii din 2 cifre
  • ZZ – Ziua nasterii din 2 cifre
  • X – alte cifre care nu ne intereseaza in momentul de fata

Rezolvarea problemei

Un lucru important la orice lucru pe care vrem sa il facem in Excel e sa ne gandim intai cum mai exact vom rezolva problema inainte sa incepem sa scriem formule:

  • Ca sa gasim sexul: extragem primul caracter din CNP, daca este 1 afisam M, daca este 2 afisam F
  • Ca sa gasim data nasterii: extragem urmatoarele 6 caractere din CNP si le punem intr-un camp de tip data
  • Ca sa gasim varsta: varsta e de fapt diferenta dintre data de azi si data nasterii

Asta inseamna ca probabil vom avea nevoie de cateva formule care sa ne permita sa:

  • Extragem unul sau mai multe caractere din coloana CNP (LEFT, MID)
  • Afisam M sau F in functie de valoarea 1 sau 2 (IF)
  • Stim data de astazi (TODAY)
  • Sa transformam 3 numere intr-o data (DATE)
  • Scadem 2 date pentru a vedea varsta (DATEDIF)

Formule

Vorbind si mai concret, mai jos aveti formulele pe care le-am folosit, A2 reprezinta prima inregistrare din coloana CNP.

Ca sa gasim sexul:

=IF(ISEVEN(LEFT([@CNP];1)*1);”F”;”M”)

Ca sa gasim data nasterii:

=DATE(IF(LEFT([@CNP];1)*1<=2;MID([@CNP];2;2);MID([@CNP];2;2)+100);MID([@CNP];4;2);MID([@CNP];6;2))

Ca sa gasim varsta:

=(TODAY()-[@[Data nasterii]])/365

Descarca exemplu

Cu un click aici poti descarca fisierul excel pe care l-am folosit ca si exemplu.

CNP-uri de dupa 2000

Radu, asta merge si pentru CNP-uri de dupa 2000?

Da, am fost oare prea scurt? 🙂

Mi-am dat seama ca am nevoie sa vad pe ce se duc banii in urma cu mai multi ani, pe vremea cand eram salariat. Dupa o luna in care am primit ca si bonus inca jumatate de salariu am vazut ca toti banii s-au dus fara ca sa stiu pe ce au fost cheltuiti. Daca te preocupa sa vezi pe ce s-au dus banii ti-am facut un model de buget personal pe care poti sa il folosesti.

Inainte sa iti dau link-ul, un scurt “manual de utilizare”. In documentul pe care poate o sa il descarci o sa vezi o separare intre introducerea si analiza datelor. De prea multe ori incercam sa si centram si sa dam cu capul in Excel si ne facem viata grea degeaba. In acest model de buget personal o sa vezi ca datele se introduc in 2 tabele:

Un tabel pentru venituri, de unde ne intra bani:

Buget personal in Excel, venituri

Buget personal in Excel, venituri

Un tabel pentru cheltuieli, pe ce cheltuim bani:

Buget personal in Excel, cheltuieli

Buget personal in Excel, cheltuieli

Partea buna cand separam introducerea datelor de analiza acestora e ca simplificam lucrurile, cand am o cheltuiala noua pur si simplu adaug un rand nou. Nu e nevoie sa fac eu totalul pe luna, se ocupa Excel de adunare, trebuie doar sa completez data cum trebuie.

Ce asa mare smecherie, asta stiam sa fac si eu. Stai ca de acum urmeaza partea interesanta, cea de analiza.

Poti sa vezi urmatoarele rapoarte:

Buget personal in Excel - Total venituri pe luna

Total venituri pe luna

Buget personal in Excel - Total cheltuieli pe luna

Total cheltuieli pe luna

Buget personal in Excel - Tipuri de cheltuieli

Tipuri de cheltuieli

Buget personal in Excel - pondere cheltuieli pe luna

Pondere cheltuieli pe luna

Ca sa construiesc rapoartele am facut mai multe pivot table-uri si Pivot Chart-uri. Daca te pricepi la mesterit Pivot-uri mai poti sa construiesti si altele.

Categoriile de cheltuieli le poti modifica in sheet-ul administrare:

Administrare buget personal in excel

Administrare

Descarca bugetul personal in Excel

Vezi daca merge butonul de mai jos.

PS: Un update din 2020

Am scris acest articol in urma cu mai multi ani. L-am republicat recent pentru ca eu cred ca acest model e in continuare relevant si util. E bine sa stii pe ce cheltui banii.

Vreau doar sa iti spun ca eu nu mai il folosesc de cand am dat peste Revolut. Poate ai mai auzit de ei, sunt un fel de banca care nu e banca, un fel de cont de PayPal unde ai si un card de debit.

Am incercat Revolut pentru ca intotdeauna mi-a fost greu sa fiu consecvent in a imi introduce undeva cheltuielile. Intotdeauna unele lucruri imi scapau si imi place ca Revolut face asta pentru mine.

Ai un tabel si vrei sa faci analiza dar nu prea stii cum, esti in pana de idei. Ai auzit tu ceva de Pivot Table dar nici macar nu stii unde gasesti butonul in Excel. Nu ar fi fain sa se poata face analiza automat?

Se poate, pentru ca Excel-ul are idei in ultima vreme, vezi mai multe in video-ul de mai jos.

Urmareste-ma pe YouTube

Inteligenta artificiala

Microsoft spune ca acest “feature” foloseste inteligenta artificiala. Eu am cautat roboteii, nu i-am gasit, dar cred ca sunt acolo. 🙂

Super, atunci nu mai trebuie sa ma chinui cu Pivoturi

Desi interesanta, optiunea de “Ideas” face doar atat, iti da idei. Nu te va scapa de Pivot Table, si nici nu iti duce masina la mecanic. Oricum, Pivotul in Excel e fain, de ce sa scapam de el. 🙂

Flash fill

Dupa ce am terminat tutorialul despre idei in Excel mi-a venit in minte optiunea “Flash Fill”. Si aici avem inteligenta artificiala, dar nu aplicata in zona de analiza ci in cea de prelucrare tabele.

Am vazut ca subiectul pontaj in Excel e foarte popular pe acest site. Modelul meu de pontaj a fost descarcat de peste 5000 de ori, iar acel articol este unul dintre cele mai populare. Atat de popular incat a ajuns si la urechile (sau mai degraba ochii) celor de la iFlow – aplicatia de pontaj si HR, care m-au intrebat daca ii las sa scrie un articol pe acest site.

Sunt deschis la genul asta de colaborari, cu o singura conditie, trebuie sa ne invete ceva despre Excel sau Google Sheets. Asa ca, la sugestia mea, Elisa de la iFlow a scris un articol despre formulele de care avem nevoie daca vrem sa ne creem propriul model de pontaj in Excel. Ce e mai jos e de la ea citire, scrie mai frumos ca mine, a pus chiar si diacritice. 🙂


Toate companiile, indiferent de numărul de angajați, au obligația de a genera o condică de prezență pentru aceștia și o foaie de pontaj. Utilizarea unei aplicații care face toate calculele din foaia de pontaj automat poate fi cea mai bună variantă. În lipsa unui astfel de software, formulele de calcul din Excel pot fi foarte utile, în măsura în care știi cum și unde să le folosești. În articolul de mai jos îți voi prezenta calculele de care ai nevoie într-o foaie de pontaj și formulele necesare pentru a obține rezultatele automat.

Calcul timp de lucru

Pentru a calcula orele muncite, fără a include pauzele de masă, poți să utilizezi o formulă bazată pe funcția MOD. Această funcție este utilizată și pentru a calcula orele muncite noaptea(după ora 12).

Formula: =MOD(ieșire-intrare,1)-MOD(sfârșit-început,1)

În exemplul de mai jos, formula din H7 este: =MOD(E7-D7,1)-MOD(G7-F7,1)

Calcul ore suplimentare

În tabelul de mai jos îți prezint cea mai ușoară metodă de a calcula orele suplimentare din foaia de pontaj. Formulele de calcul sunt simple dar este necesar să formatezi celulele corect. Urmează pașii de mai jos pentru a obține totalul orelor suplimentare, totalul orelor la program normal și total ore lucrate împreună cu ore suplimentare.

Completează tabelul cu numele fiecărui angajat, apoi, completează orele de intrare și ieșire înregistrate de către angajați. Formatează aceste celule în formatul “Custom – h:mm”. Raportul de pontaj cu ora de intrare și ieșire îți oferă cel mai corect calcul al orelor muncite de către angajați, dar, poate fi complicat să editezi zilnic aceste ore pentru fiecare angajat.

Aplicațiile de pontaj online îți oferă acces în timp real la aceste rapoarte și intrările/ieșirile angajaților pot fi înregistrate de aceștia în sistem în timp real. În felul acesta, nu mai există o singură persoană care să centralizeze toate datele din rapoartele de pontaj individuale.

După ce ai trecut orele de intrare/ieșire, în coloana E5 este necesar să introduci formula de calcul necesară calculării totalului de ore lucrate(ore la program normal + ore suplimentare). Formula propusă de mine este: =(D5-C5)*24. Pentru a primi rezultatul corect este necesar să formatezi celula ca în imaginea de mai jos:

Pentru a completa numărul de ore la program normal, respectiv coloana F5, am utilizat următoarea formulă: =MIN(8,E5). O să avem nevoie de aceste ore pentru calculul orelor suplimentare. Formatarea acestei coloane este la fel ca aceea pentru coloana E.

Calculul orelor suplimentare este simplu acum. Utilizează formula =E5-F5 pentru a calcula G5.

Calcul ore de noapte

Pentru a calcula orele de noapte am adăugat ora de intrare, ex. 8 PM și ora de ieșire 5 AM. Apoi, am utilizat formula: =(C7-B7+(C7<B7))*24 pentru a calcula G7.

Calcul ore lucrate în weekend

Am ales un calcul simplu pentru ore lucrate în zilele de weekend. Se ia pontajul clasic cu ora de intrare/ieșire și se calculează totalul numărului de ore lucrate pentru fiecare zi, chiar și orele lucrate într-o zi de weekend. Apoi, se va face suma acestora ore.

În coloana ore de weekend se va adăuga următoarea formulă =SUM(H12,I12,O12,AC12,AD12). Poți începe formula cu =SUM, apoi, selectezi doar totalul orelor lucrate pentru fiecare zi de weekend. Simplu! Aceeași formulă o poți aplica și pentru zilele de sărbătoare legală.

Pontaj in Excel vs. Aplicatie de Pontaj

O aplicație de pontaj reduce timpii de lucru cu cel puțin 50% și este foarte ușor de folosit, nu ai nevoie de prea multă experiență în domeniu. Excelul a fost și este o alternativă excelentă la vechile caiete de pontaj, dar, uneori poate fi dificil să creezi un raport exact așa cum ai nevoie.

Dacă formulele și tabelele Excel nu sunt pentru tine și ți se pare mult prea greu să le înveți, încearcă o aplicație automatizată – gratuită până la 9 angajați.


Multumim Elisa pentru idei si formule, te mai asteptam pe aici.

Vrei sa editezi un fisier in Excel, sa introduci informatii cand iti dai seama ca sheet-ul e protejat. Colegul / colega care a pus protectia e prin Tahiti si nu poate sa iti spuna parola.

Sau pur si simplu vrei sa hack-uiesti fisierul cu zile de concediu de la HR ca sa iti mai adaugi vreo 10 zile in plus pe anul asta.

Oricum ar fi, in video-ul de mai jos, vei vedea cum scapi de protectie fara sa stii parola.

Aboneaza-te pe YouTube!

Un gand random

Nu ar fi fain sa poti pune protectie ca si in Excel pe obiecte / persoane din casa. Gen “protect geamuri proaspat spalate de maini de copii unsuroase” sau “protect Sara (copilul mic) de Vlad (copilul mare) si invers”. #numazic

Protejare superficiala

Cum probabil ca ai vazut si in video, totul porneste de la modul in care punem de la inceput protectia pe un sheet. Daca lasam cele 2 select-uri bifate, asa cum e setarea “default”, vom permite implicit si copierea in alta parte.

Pun pariu ca 90% dintre cei care folosesc protect sheet nici macar nu isi pun problema sa bifeze / debifeze ceva pe aici. Usa e de cele mai multe ori deschisa.

Fisiere “blindate”

Iar daca vrei sa nu poata nimeni sa ia protectia de pe vreun sheet, cred ca ti-ai dat seama ce trebuie sa faci. Daca nu, mai scriu inca o data aici:

  • Debifezi cele 2 select-uri de mai sus
  • Activezi si protect workbook, asa ca sa fii sigur(a)

Despre protejarea datelor

Radu, eu nu stiu nici sa dau un protect sheet, nu ai ceva mai basic?

Daca vrei sa afli mai multe despre cate optiuni de protectie ai in Excel, pe langa protect sheet, iti recomand urmatorul video. Cred ca eram racit, sau suparat, sper ca poti trece peste. 🙂