Colaborare in Excel – vechi si nou

Desi nu te cunosc, cred ca stiu un lucru despre tine, cel mai probabil nu lucrezi de unul singur pe un varf de munte inconjurat doar de lupi si oi ci faci parte din / coordonezi o echipa.

Hai sa vedem in acest articol cum am putea sa ne intelegem mai bine si sa dansam hora in birou sa colaboram mai bine in Excel.

Colaborare in Excel

Totul pe email

Radu, dar noi colaboram foarte bine, trimitem totul pe email.

In multe companii, sunt sigur ca nu la tine, se trimit multe email-uri inutile. Ma refer la rapoarte zilnice sau tabele care trebuie completate si apoi trimise inapoi, tot prin email.

Cel mai fain e cand ai nevoie de informatii de la 5 persoane si trebuie sa le centralizezi. O placere, ce sa zic.

Noi avem server

In alte locuri, poate si cazul tau, aveti un server. Tu nu mai pierzi timpul facand centralizari, trebuie doar sa faci urmatorii pasi “simpli”:

  • Sa vorbesti cu IT-ul ca sa iti creeze undeva un folder la care sa aiba acces doar cine trebuie
  • Sa astepti
  • Sa le reamintesti celor de la IT ca ai nevoie de acel folder repede
  • Sa le trimiti colegilor locatia prin email
  • Sa ii explici colegului care nu gaseste locatia unde e de fapt fisierul
  • Sa ii explici aceluias coleg ca daca nu inchide fisierul, restul nu vor putea sa il modifice

Suna distractiv, nu? De asta, multi dintre noi am migrat inspre Google Sheets (asta e un fel de Excel de la Google) atunci cand a aparut, chiar daca lipseau multe optiuni pe care le gasim in Excel de cand lumea.

Sharing

Ok, Radu, tu cum zici sa facem?

Pe scurt, sa folosim acel buton de share pe care il avem in Excel. Pe lung, vezi video-ul de mai jos.

Curs online

Daca ai dat play la video, probabil ca ai observat ca face parte dintr-un curs online. MS Excel Extended se numeste si te ia de la nivelul 0 si te duce pana la introducere in Macro si Power Query.

curs online - ms excel extended
MS Excel Extended

Nu e musai sa il cumperi, doar daca vrei sa inveti Excel-ul repede. Daca ai timp sa cerni informatia, gasesti multe tutoriale gratuite si aici pe site.

Introducere in Excel – formatare, filtre, formule

Excel-ul poate parea intimidant la inceput, multe butoane, optiuni, functii si formule. In acest articol vreau sa te ajut sa treci peste “frica de Excel” si sa inveti cateva lucruri care te pot ajuta in practica. 

Cu ce sa incepem?

Desi ca si complexitate ceea ce am facut in video-ul de mai jos e relativ simplu, parca mi-a fost mai greu sa scriu despre introducere in Excel decat despre Macro-uri si VBA. 

M-am tot gandit care ar fi cele 2-3 lucruri cu care ar trebui sa incepi prima data cand deschizi Excel-ul. Intr-un final am ajuns la:

  • Formatare in Excel
  • Filtrare si sortare
  • Functii si formule

Pana la urma astea 3 te pot ajuta sa creezi tabele simple care sa te ajute si la modul practic. Vezi in video-ul de mai jos ce a iesit, e un video mai diferit, am experimentat putin si cu partea video. 

Aboneaza-te pe YouTube

Curs online

Nu ai cum in 10-15 minute sa acoperi tot ce ar fi de spus despre Excel. In 6-7 ore insa, cred ca e posibil, si asta am incercat sa fac in MS Excel Extended, cursul meu online. 

curs online - ms excel extended
MS Excel Extended

Nu e musai sa cumperi cursul, doar daca vrei sa inveti Excel mai repede si vrei sa ma motivezi sa continui proiectul excelninja.ro. 🙂

Radu, eu pe astea le-am fumat de mult…

Articolul asta e pentru incepatori, sunt sigur ca vei gasi in sectiunea de blog si lucruri mai interesante pentru tine. 

Experimente

Am experimentat putin in acest video cu modul de productie. Mi-am cumparat recent un nou microfon mai mic, dupa care nu ma pot ascunde. Spune-mi cum ti se pare in sectiunea de comentarii. 

Transforma numere in text – Excel VBA download

Radu, cum as putea sa transform un numar in text in Excel? De exemplu, daca scriu 123 intr-o celula sa mi-o trasnforme in “o suta doua zeci si trei”.

Hai sa vedem, pornesc acum betoniera de Excel-uri. 🙂

transforma numere in text

Functii, macro, UDF

Sunt mai multe moduri in care poti face asta. Poti sa incerci prin functii, macro-uri sau UDF. Eu am mers pe UDF.

Ce e UDF?

UDF vine de la User Defined Functions. Cred ca ai auzit pana acum de SUM, IF, VLOOKUP, etc. Ei bine, pe langa functiile astea predefinite, ti le poti defini si pe ale tale.

Nu de alta, dar nu stiu sa fie vreo functie in Excel numita “HAIACUMTRANSFORMANUMEREINTEXT(text). Eu cel putin nu am gasit-o. 🙂

Download

Poate ca si tu te temi de cod-ul VBA pe care o sa il pun mai jos. De asta, am zis ca ar fi mai bine sa iti dau fisierul care deja contine cod-ul care face “magia”.

Transforma numar in text – download.

E un link de pe Google Drive – site-ul vad ca nu ma lasa sa incarc fisiere xlsm – contin mini-bombe. 🙂

Dupa ce descarci fisierul, nu uita sa dai enable la macro-uri ca sa te pot virusa cu succes poti rula functia.

Tema de la curs online

Fisierul asta e de fapt ultima tema de la Macro / VBA – urmatorul nivel in Excel, cursul meu online. Daca vrei sa si intelegi cum am gandit codul, as zice sa arunci o privire peste curs.

Hai sa vedem cod

Si daca nu vrei sa descarci fisierul si preferi sa vezi doar codul ca sa imi spui ce nu am facut bine, il poti gasi mai jos. Cred ca mai gasesti si o bata in sectiunea de comentarii. 🙂

CONV e functia pe care o apelezi, CIFRA e o functie auxiliara pe care am folosit-o ca sa mai scurtez din cod.


Function CONV(Numar As String)

L = Len(Numar) ‘vedem lungimea numarului
CONV = “” ‘pentru situatia cand scrie nu avem nimic in celula

If L = 1 Then ‘o singura cifra
CONV = CIFRA(Numar)
End If

If L = 2 And Left(Numar, 1) = 0 Then ‘pentru numere intre 101 si 109
CONV = CIFRA(Right(Numar, 1))
End If

If L = 2 And Left(Numar, 1) = “1” Then ‘numerele intre 10 si 19
If Numar = “10” Then
CONV = “zece”
ElseIf Numar = “11” Then: CONV = “unsprezece”
ElseIf Numar = “12” Then: CONV = “doisprezece”
ElseIf Numar = “13” Then: CONV = “treisprezece”
ElseIf Numar = “14” Then: CONV = “patrusprezece”
ElseIf Numar = “15” Then: CONV = “cincisprezece”
ElseIf Numar = “16” Then: CONV = “saisprezece”
ElseIf Numar = “17” Then: CONV = “saptesprezece”
ElseIf Numar = “18” Then: CONV = “optusprezece”
ElseIf Numar = “19” Then: CONV = “nouasprezece”
End If
End If

If L = 2 And Left(Numar, 1) = “2” Then ‘numere intre 20 si 29
CONV = “doua zeci si ” & CIFRA(Right(Numar, 1))
End If

If L = 2 And Left(Numar, 1) > 2 Then ‘numere intre 30 si 99
If Right(Numar, 1) <> “0” Then
CONV = CIFRA(Left(Numar, 1)) & ” zeci si ” & CIFRA(Right(Numar, 1))
Else
CONV = CIFRA(Left(Numar, 1)) & ” zeci”
End If
End If

If L = 3 And Left(Numar, 1) = “1” Then ‘numere intre 100 si 199
CONV = “o suta ” & CONV(Right(Numar, 2))
End If

If L = 3 And Left(Numar, 1) = “2” Then ‘numere intre 200 si 299
CONV = “doua sute ” & CONV(Right(Numar, 2))
End If

If L = 3 And Left(Numar, 1) > 2 Then ‘numere intre 300 si 399
CONV = CIFRA(Left(Numar, 1)) & ” sute ” & CONV(Right(Numar, 2))
End If

End Function

Function CIFRA(Numar As String)
If Numar = “1” Then
CIFRA = “unu”
ElseIf Numar = “2” Then: CIFRA = “doi”
ElseIf Numar = “3” Then: CIFRA = “trei”
ElseIf Numar = “4” Then: CIFRA = “patru”
ElseIf Numar = “5” Then: CIFRA = “cinci”
ElseIf Numar = “6” Then: CIFRA = “sase”
ElseIf Numar = “7” Then: CIFRA = “sapte”
ElseIf Numar = “8” Then: CIFRA = “opt”
ElseIf Numar = “9” Then: CIFRA = “noua”
End If
End Function


Daca ai incercat sa copiezi codul si nu merge, iti recomand sa descarci fisierul care are deja codul inclus. Daca ai alte “regional settings” fata de mine pot aparea probleme.

VLOOKUP in Power Query

Functia VLOOKUP e una dintre cele mai cautate functii in Excel. E posibil ca sa fi ajuns pe excelninja.ro cautand ceva despre VLOOKUP, am vreo 3 video-uri pe acest subiect. Si fiindca 3 nu era de ajuns, uite ca vine articolul cu unmarul 4. 🙂

VLOOKUP in PowerQuery

Radu, am auzit de VLOOKUP, dar ce e Power Query?

Daca Excel-ul ar fi un depozit, probabil ca Power Query ar fi camioanele si stivuitoarele care ti-ar aduce datele si ti le-ar pune frumos la locul lor. 

In cazul in care nu mi-a iesit metafora, mai incerc o data. Power Query te poate ajuta sa aduci in Excel date din diverse surse (Excel, CSV, TXT, etc) si sa le si prelucrezi, magic. 

Mai jos poti vedea un alt articol, mai introductiv despre asta. 

De fapt, un fel de VLOOKUP

Daca ai mai lucrat cu Power Query pana acum, probabil ca stii ca acolo nu poti pur si simplu sa scrii =VLOOKUP si sa te astepti sa mearga la fel ca si orice formula in Excel. 

O sa facem de fapt altceva care va avea acelasi rezultat ca si VLOOKUP dar fara sa scriem vreo formula. Apropo, varianta asta poate face si VLOOKUP la stanga.

Te las sa urmaresti video-ul.

Urmareste-ma pe YouTube

Consultanta

Cateodata, cand nu tin cursuri despre Excel, mai iau si proiecte de consultanta. In felul asta invat si eu lucruri noi rezolvand probleme mai complicate pentru altii. Dupa cum vezi, multe din lucrurile invatate, le poti vedea si aici. 

Ei bine, in ultimele 3 proiecte de consultanta, am folosit din greu Power Query. 

S-ar putea sa nu ai Power Query

Am zis ca e cel mai potrivit sa te las sa urmaresti toate cele 10 minute ale video-ului inainte sa iti spun ca s-ar putea sa nu ai Power Query. 

Da, cam din astea facem noi prin Bihor. 🙂

Power Query e o extensie ce vine preinstalata in Office 2016 sau mai nou. Poate fi instalata in Office 2013 sau 2010 SP1 (parca). O poti lua de la link-ul de mai jos. 

https://www.microsoft.com/ro-ro/download/details.aspx?id=39379

Da, daca ai Excel 2007 sau (Doamne fereste) 2003, te anunt ca suntem in 2019. 🙂

Incearca si tu

Vezi aici fisierul pe care am lucrat eu, spor.

Introducere in Power BI

Daca job-ul tau are o legatura cat de mica cu zona de raportare, musai trebuie sa parcurgi acest articol. Vreau sa iti fac cunostinta cu Power BI o unealta foarte tare de analiza a datelor si raportare.

Introducere in PowerBI Desktop - web

Un exemplu

Vezi in imaginea de mai jos un “dashboard” pe care l-am construit in mai putin de 5 minute. Nu am mai folosit Power BI pana acum, dar totul pare foarte intuitiv.

Power BI desktop 1

Hai sa creem un raport, pas cu pas

As putea sa scriu multe despre acest subiect sau sa dau copy paste de pe site-ul Microsoft. Am profitat insa de faptul ca nu mai sunt racit (cel putin pentru moment) si am facut un video in care poti sa vezi mai multe.

Nu mi-am propus ca sa fac un ghid complet, ci sa te ajut sa incepi. Stii ca mie imi plac video-urile scurte.

Urmareste-ma pe YouTube

Ce nu se vede

Eu m-am concentrat in acest video pe zona de creare rapoarte. Daca ar fi sa folosesc o analogie, am vorbit doar despre “cum decoram tortul” fara sa vorbim despre compozitie, zahar, lapte, etc.

In Power BI, pe langa crearea rapoartelor, ar fi mai multe de spus despre:

  • Importarea datelor
  • Prelucrarea datelor
  • Legaturi intre tabele
  • Coloane calculate si masuri (en: measures)

Am preferat insa sa tin video-ul mai scurt.

Download

De aici poti descarca Power BI, nu ai nevoie de crack-uri sau de carti de credit 🙂 e gratuit.

Si daca tot suntem la capitolul download, aici poti gasi raportul facut de mine.

Mai departe

Probabil ca nu va fi ultimul articol pe acest subiect, am ramas placut impresionat de aceasta unealta. Astept si varianta pentru Mac OS.

Ai o intrebare legata de acest subiect? Te astept in zona de comentarii, ajuta-ma sa fac o lista pentru urmatoarele articole ce vor aparea aici.

Functia IF in Excel – tot ce trebuie sa stii

Daca in luptele tale cu Excel-ul ai avut nevoie vreodata sa pui anumite conditii, cel mai probabil ai constatat ca ai nevoie de functia IF. Hai sa o punem pe masa in acest articol, sa o ‘disecam’ putin si sa vedem cateva cazuri in care ar fi utila.

Functia IF Excel

Cand ai nevoie de IF?

Incepem cu inceputul, hai sa vedem cand avem nevoie de aceasta functie. 

Pai, a fost odata ca niciodata un Gigel care avea un tabel cu mai multe coloane. Uite, ca sa nu te pun sa iti exersezi imaginatia prea mult, pun o poza mai jos. 

Functia IF - exemplu

Gigel avea nevoie sa completeze coloana de “Status” si “E bai?”. Cele 2 coloane depind de informatiile care sunt in coloanele Insolventa, De plata si Incasat. 

In cazul asta, avem 2 optiuni:

  1. Sa ne punem sa verificam rand cu rand, sa scriem noi in E si F si sa pierdem cateva ore aiurea
  2. Sa scriem un IF pe care mai apoi sa il multiplicam 

Grea alegere, nu?

Video

Cred ca acum esti pregatit(a) ca sa urmaresti acest video. 🙂

Urmareste-ma pe YouTube!

In video vei vedea:

  • Moaca lui Radu
  • Cum se vorbeste prin Bihor
  • Cum sa scrii un IF simplu
  • Cum sa multiplici numarul de optiuni folosind IF-uri multiple
  • Cum sa creezi conditii multiple folosind AND si OR

Download

Wow, ai ajuns pana aici, felicitari. Simt ca ar fi bine sa rasplatesc efortul depus. 🙂 

Vezi aici fisierul pe care l-am folosit eu, in cazul in care vrei sa exersezi. 

Functia IF in VBA (Visual Basic)

Eu cred ca daca vei ajunge candva sa scrii bucati de cod VBA, functia IF va fi una din acele functii de care ai nevoie. Bun, daca tot avem nevoie de asta, hai sa vedem de unde o apucam.

Functia IF VBA

IF in VBA

Radu, cum adica IF in VBA? Este si un altfel de IF?

Am mai vorbit pe site despre functia IF in Excel. Acum e o alta mancare de peste. Cand vorbim despre VBA vorbim despre programare in Excel, posibilitatea de a scrie cod pe care sa il rulezi in Excel.

Radu, de ce iti bati capul cu Macro-uri / VBA? Te plictisesti?

Cand nu chinui pe nimeni cu cursurile mele despre Excel si nu scriu pe acest site, mai fac si proiecte de consultanta. Am vazut in practica ca atunci cand stii scrie “oleaca” de cod, capeti superputeri in Excel. Nu mai esti limitat la ceea ce iti ofera Excel-ul in mod standard.

De asta mi-am propus sa aduc mai multe “galeti” de VBA pe acest site.

Video

Hai sa revenim la IF in VBA. Daca tot eram ragusit si abia puteam vorbi, am zis ca ar fi cel mai nimerit sa fac un video despre asta.

O sa vezi ca vocea mea isi revine magic dupa ce termin introducerea. 🙂

Parte dintr-un curs online

Da, acest video face parte dintr-un curs online, “Macro / VBA – Urmatorul Nivel in Excel”. Sa stii ca e cel mai bun (si singurul) curs despre Macro-uri pe care l-am facut pana acum. 🙂

https://onlearn.ro/p/macro-vba-urmatorul-nivel-in-excel

Macro / VBA = ?

Radu, dar totusi ce inseamna Macro / VBA?

In cursul online explic lucrurile astea de la 0. Dar, uite, sunt de treaba si pana iti cauti card-ul, vezi aici o introducere in Macro-uri. 🙂

Centralizare tabele Excel #PowerQuery

Radu, cum pot sa centralizez datele din mai multe tabele in unul singur?

Intrebarea de mai sus am primit-o in mai multe forme prin acest site, hai sa dam un raspuns care de data asta nu implica Macro-uri dar care foloseste o optiune foarte tare numita Power Query.

Centralizare tabele excel

Radu, tu nu ai auzit de COPY – PASTE?

Da, stiu ca poti centraliza datele relativ usor folosind COPY PASTE. Problema e daca trebuie sa faci asta din tabele care primesc informatii noi in mod constant. Daca apar randuri noi zilnic, nu mai e atat de “distractiv” sa tot COPY PASTE.

Centralizare tabele Excel

In video-ul de mai jos poti vedea cum am centralizat 3 tabele din 3 sheet-uri diferite in unul singur folosind Power Query.

Parte dintr-un curs online

Da, video-ul asta face parte din cursul meu online, MS Excel Extended. E un video pe care l-am facut zilele trecute, desi am peste 5 ore de continut video acolo, periodic mai adaug lucruri noi, pe masura ce le descopar.

Power Query

Radu, dar ce e aia Power Query?

E un set de optiuni care iti permite ca sa importi date in Excel din diverse surse, alte fisiere, baze de date, chiar si de pe diverse site-uri. Mai mult decat atat, iti permite si sa le modelezi, adica sa pui filtre, sa stergi coloane de care nu ai nevoie sau sa creezi altele noi.

Daca folosesti Office 2016 sau 365, deja ai Power Query inclus in tab-ul Data. Daca folosesti Office 2010 SP1 sau 2013, il poti instala folosind acest link.

Aveam si inainte de Power Query optiuni de import in Excel. Erau insa, cum sa ma exprim, nashpa. Nu doar ca nu aveai toate optiunile pe care le avem acum, dar si partea de “user experience” aducea a Windows 98, daca il mai tii minte.

In articolul de mai jos (unul mai vechi) poti vedea ce inseamna optiunea de import fara Power Query.

Download

Vrei sa incerci si tu? vezi aici fisierul pe care l-am folosit si eu, spor.

Cum inghet randul de sus in Excel

Radu, cum “inghet” randul de sus ca sa pot vedea capul de tabel chiar si cand fac scroll in jos?

Vezi in video-ul de mai jos un raspuns scurt. Daca nu suporti sa ma mai auzi preferi sa citesti, vezi mai jos. 🙂

Freeze panes in Excel

Nu va ganditi la freon, frigidere sau combine frigorifice, vorbim de Excel. Raspunsul meu e simplu, folosesti optiunea de freeze panes din tab-ul de view, exista chiar si optiunea de “freeze top row”, adica inghetarea randului de sus.

Ingheata randul de susRezultatul e acesta, atunci cand fac scroll in jos capul de tabel ramane vizibil.Ingheata randul de sus

Inghetarea primei coloane

Pot sa inghet si prima coloana astfel incat atunci cand fac scroll in dreapta, aceasta sa ramana vizibila: freeze first column.

Inghetata cu frisca si capsuni

Titlul probabil ca te baga putin in ceata, foarte bine 🙂 . Sunt si situatii in care nu vreau neaparat sa inghet primul rand sau prima coloana, poate ma intereseaza primele 2 randuri sau primele 2 randuri si primele 3 coloane.

Putem face si asta, de data asta nu folosim nici freeze top row, nici freeze first column, folosim freeze panes.

Ingheata randul de sus

Cu mentiunea ca inainte sa dam un click aici e nevoie sa stim un lucru:

Freeze panes va ingheta toate randurile de deasupra si coloanele din stanga celulei selectate.

Am facut cu bold, underline si rosu pentru ca sa fie suficient de clar ca atunci cand lucrezi cu freeze panes, nu selectezi randuri / coloane ci te gandesti la urmatorul lucru:

Care e celula pe care trebuie sa o selectez avand in vedere ca imi va ingheta tot ce e la stanga si deasupra ei.

Poza mai jos:

Ingheata randul de sus

In imaginea de mai sus putem vedea primele 3 randuri inghetate si primele 2 coloane.

Cam atat, ai permisiunea mea sa le spui si colegilor despre asta :), spor in ce faci.

Tabele in Excel: tot ce trebuie sa stii

Ce sunt tabelele in Excel? Cum lucrez cu tabele in Excel?

Pentru asta folosim Excel-ul, nu? Creem tabele si apoi le analizam cu un pivot, facem un grafic sau poate calculam cateva lucruri folosind niste formule. Ceea ce interesant insa e ca ceea ce crezi tu ca este un tabel in Excel cel mai probabil nu este. 🙂

Hai sa facem putina lumina.

Tabele in excel - tot ce trebuie sa stii

Tabele in Excel

Radu, cum adica, tu vrei sa spui ca imaginea de mai jos nu este un tabel in Excel?

Tabele in Excel 1

Da, ceea ce vedem mai sus NU este un tabel in Excel, este o zona de celule sau “range of cells” cum ar spune bunica mea. 🙂

In Excel avem posibilitatea de a insera un tabel, in tab-ul insert, chiar langa Pivot Table.

Tabele in Excel 2

Bun Radu, si care e diferenta intre ce credeam eu ca este un tabel in Excel si ceea ce spui tu ca e un tabel?

Foarte buna intrebare? Da-mi voie sa iti dau un raspuns mai cuprinzator in video-ul de mai jos.

Tabele in Excel: ce aduc in plus

Tabelele in Excel ne aduc cateva facilitati interesante, in video iti vorbesc despre urmatoarele:

  • Aplica filtre automat
  • Adauga formatare dinamica
  • Imi permit sa adaug un rand de total si imi adauga subtotaluri
  • Copiaza automat formulele pe randurile noi ce apar (cel mai util lucru daca ma intrebi pe mine)

 

Avand in vedere ca video-ul are peste 10 minute, cel mai probabil ca vorbesc si despre alte lucruri, nu mai retin exact, te las sa vezi tu. 🙂

Pana cand ma mai gandesc, hai sa punem o poza cu un tabel.

Tabele in Excel 4

Named ranges in Excel

Mi-am amintit 🙂 in video vorbesc si despre “named ranges”. Pe scurt, e o optiune in Excel care imi permite sa dau un nume anumitor zone de celule in Excel.

Parte dintr-un curs online

Da, video-ul de mai sus face parte dintr-un curs online, MS Excel Extended. E un curs online in care mi-am propus sa iti arat cam tot ce stiu despre Excel. Contine multe tutoriale video destul de cuprinzatoare si l-am gandit sa fie un fel de librarie la care sa apelezi atunci cand vrei sa inveti Excel.

E un curs care la momentul in care scriu acest articol, e inca in lucru. Pana acum am finalizat prima parte, cel mai probabil ca il voi lansa in cateva saptamani.

Mai multe detalii aici.

Alta intrebare?! Ai o intrebare?

Te astept in zona de comentarii, iar daca nu e la subiect pe forum.