Home » Blog » Atentionare in functie de data in Excel

Atentionare in functie de data in Excel


Am luat globul meu de cristal si am inceput sa scanez intrebarile pe care le au oamenii despre Excel. A fost nevoie sa imi cumpar un glob de cristal pentru ca atunci cand v-am intrebat despre ce sa mai scriu, s-a cam lasat linistea. Hocus pocus:

Radu am o lista cu alimente in care tin alimentele si data expirarii. As vrea sa fac cumva ca sa ma atentioneze Excel-ul cand mai sunt 30 zile si 15 zile pana la data expirarii

Exemplul nostru

Globul mi-a dat si o imagine cu tabelul in care tinem datele referitor la expirarea produselor.

Alimente 2

Ce vrem de fapt

Vrem ca atunci cand mai sunt mai putin de 15 zile pana la expirarea unui aliment celula din coloana data sa se faca rosie. Pe langa asta, cand sunt intre 15 si 30 de zile sa se faca galbena.

Inainte sa vezi rezolvarea mea ia-ti 17 secunde si gandeste-te tu cum ai proceda.

Rezolvare – Rosu

E clar ca vom folosi formatare conditionala, nu cred ca vrem sa angajam o persoana full time care doar sa coloreze celule dupa ce compara data. Vom folosi formatarea conditionala, highlight cells rules / less than si between.

Alimente 6

Pentru ca nu vrem sa modificam in fiecare zi formatarea conditionala, vom folosi o formula care stie automat in ce data ne aflam.

Alimente 4Formatam datele care sunt mai mici decat data de azi + 15. Formula TODAY() returneaza, ai ghicit, data de azi. Da, poti sa aduni o data cu un numar, rezultatul este ca se aduna un numar de zile.

Rezolvare – Galben

Acum ajungem la a doua parte, vrem ca sa coloram cu galben orice celula care mai are intre 15 si 30 zile pana la expirare. De aceasta data conditia este putin diferita, nu ne uitam doar la valori mai mici, ne uitam la valori intr-un anumit interval.

Alimente 5

Rezultatul final

Si avem rezultatul final, tineti cont ca azi, ziua in care scriu acest articol e 22 Septembrie 2014.

Alimente 6

Download

Aici gasesti fisierul folosit de mine.

In incheiere

Eu v-am dat un exemplu in care urmarim data de expirare a anumitor produse. Nu trebuie sa ne oprim doar la acest exemplu, fiindca voi aveti mult mai multe idei decat mine, hai sa vedem in ce alte cazuri mai putem aplica ceea ce am descris eu mai sus. Lasa un comment mai jos.


Ai invatat ceva nou?


Etichete:

26 de comentarii la „Atentionare in functie de data in Excel”

  1. Cred ca aceasta metoda este una foarte buna pentru a ne atentiona cand avem o lista cu angajati cu CIM pe perioada determinata si sa ne atentioneze care sunt aceia carora urmeaza sa le expire CIM-ul in vederea intocmirii de acte aditionale! In societatea in care lucrez sunt 1000 angajati..

  2. Este utila si in cazul unor facturi care ajung la scadenta. Mai ales daca vorbim de sute de clienti fiecare cu 5-10 facturi. Si apoi, dupa ce scadenta a fost depasita, in functie de un anumit numar de zile care trec, sa faci diferite actiuni (peste 5 zile de la scadenta telefon, peste 20 email, peste 30 notificare etc…). Faci o treaba minunata cu aceste postari, BRAVO!

  3. Buna ziua,
    M-ar interesa daca exista posibilitatea ca, daca este o actiune efectuata pentru un anume camp, adica s-a rezolvat acea atentionare, sa nu mai apara marcat cu rosu.

    De exemplu, eu dupa ce le rezolv, colorez tot randul intr-o anumita culoare. Exista vreo formula prin care sa fac ca si acest camp sa se coloreze la fel? Sau sa dispare atentionarea dupa ce bifez ca rezolvat?

      1. Cred ca depinde de caz.. se poate rezolva cu o coloana de ‘status’ si un filtru care sa nu mai arate lucrurile ‘rezolvate’.. Sau si mai ‘elegant’, o coloana de status unde se completeaza valoarea ‘1’ de exemplu cand un item e rezolvat, si o noua formatare conditionata a intregului tabel bazata pe o formula gen =C$1=1 (unde C e coloana status); aceasta sa fie prima regula in lista de reguli si bifat ‘stop if true’.

    1. Buna,
      Cred ca aceastav solutie se preteaza excelent pentru termene livrare pentru produse. De exemplu termene de livrarare confirmate la client. Poti de exemplu seta sa apara cu 10 zile inainte de a ajunge la termenul de livare, sau cu 20 zile inainte, in functie de cat timp este necesar pentru pregatirea marfii inainte de livrare.
      O vad excelenta si pentru hoteluri/restaurante. Sa fie atentionati cu cateva zile inainte sa se petreaca un eveniment pentru care trebuie sa se pregateasca.
      Multumesc

    2. Daca tabelul este foarte stufos interesant ar fi sa ordoneze automat inregistrarile in functie de data expirarii. Cele in „rosu” sa apara mereu in capul tabelului.

        1. buna ziua,
          pe mine ma intereseaza ca intr-un tabel ce contine coloana cu data de emitere a unei facturi si coloana cu data scadenta a facturii repective sa ma atentioneze ca au trecut 7 zile ( prin colorarea diferita a coloanei de scadenta)

            1. Numai ca eu nu stiu excel -mai deloc spre zero- nu trebuie sa selectez cumva coloana cu data emiterii si sa aplic conditia pentru coloana cu scadenta? Pls as avea nevoie de toti Pasii
              Multumesc

              1. Deci:
                1. Selecteaza coloana
                2. Mergi la conditional formatting / highlight cells rules / greater than
                3. La greater than pui: =today()+7
                4. Selectezi culoarea si apoi dai ok

                Mai multe despre formatare conditionala poti gasi aici:

            2. ar fi utila solutia ta si pentru cei care sunt manageri de flote auto ca sa tina evidenta la expirarile asigurarilor de masini, ITPuri si alte cele. Eu folosesc ceva similar pt a tine evidenta asigurarilor RCA pentru clientii mei. Daca excel ar trimise si reminder pe email, ar fi genial.

            3. daca am un tabel cu produse in gestiune si doresc sa fiu atentionat cand raman mai putine produse in stoc, cand stocul se apropie de zero, de ex. cand am mai putin de 20 de produse pe stoc si este nevoie sa fac comanda! Este vreo solutie? Multumesc

              1. Iulian, o varianta (prezentata mai sus) e sa folosesti formatarea conditionata pentru ca Excel-ul sa coloreze cu rosu (de exemplu) celulele unde se termina stocul si trebuie sa faci comanda.

                Teoretic Excel-ul ar putea sa iti trimita si email-uri cand se termina stocul. In practica lucrul asta e destul de greu de realizat si poate genera probleme. In acest caz poate ar fi ok sa cauti / construiesti o aplicatie de gestiune a stocurilor.

Tu ce parere ai?