Baza de date pentru training in Excel


Acest articol este unul cu dedicatie pentru toti managerii de training din scumpa noastra patrie. Am ales aceasta tema pentru ca baza de date cu persoanele trimise la instruire constituie o bataie de cap pentru multi manageri de training. Am zis ca incerc sa le dau o mana de ajutor, nu de alta dar ei sunt cei care imi cer cursuri de Excel. 🙂

Baza de date training 0

Un fisier – ce vrem de la el

Aceasta baza de date pentru training va fi de fapt un fisier Excel pe care vrem sa il construim si care ar trebui sa ne ajute sa stim:

  • care sunt toate grupele de curs pe care organizam
  • care sunt persoanele care au participat la fiecare grupa
  • pentru o persoana care sunt toate cursurile la care a participat

Pe langa acestea de mai sus ar fi dragut daca nu mi-ar manca putina energie pe care o mai am in perioadele de varf.



Pare simplu, nu? pai, e simplu daca ai 20 de angajati pentru care organizezi 4-5 cursuri pe an. Nu mai e la fel de simplu daca ai peste 500 de angajati pentru care organizezi un numar mai mare de cursuri. Poate pentru unii dintre ei faci si instruiri lunare pe anumite teme.

Un singur tabel

Inca nu am intalnit o persoana care sa imi spuna ca atunci cand vrea sa se relaxeze merge intr-un colt mai linistit si introduce date in Excel, parca mai degraba am merge la un film.

Asa ca vom introduce toate informatiile intr-un singur tabel, pe baza caruia sa generam mai multe rapoarte. In imaginea de mai jos poti vedea cum l-am gandit.

Baza de date training 1

Acum, unii s-ar putea sa zica:

Radu, si bunica mea stia sa faca un tabel ca si acesta, unde e partea complexa?

Nu contest abilitatile bunicilor, daca esti bunica si citesti despre Excel, tot respectul de la mine.

Daca mai tii minte, ce am scris mai sus, vrem un fisier care sa ne ajute sa stim:

  • care sunt toate grupele de curs pe care organizam
  • care sunt persoanele care au participat la fiecare grupa
  • pentru o persoana care sunt toate cursurile la care a participat

Si acest tabel simplu ne va ajuta la asta, evident ca in unele companii va fi nevoie de coloane noi.

Muuulte randuri

Daca esti mai perspicace decat majoritatea probabil ca ti-ai dat seama deja ca in acest tabel vom trece o persoana pe un rand separat pentru fiecare curs pe care l-a urmat.

Da te-ai prins, asta inseamna muuulte randuri, mii, zeci de mii, fara numar fara numar 🙂

Si care e problema? ca doar nu le cari in spate.

Angajati si grupe de curs

Un prim lucru pe care probabil o sa il vrem o sa fie o privire de ansamblu a angajatilor si a grupelor de curs la care au participat. Ceva similar cu imaginea de mai jos:

Baza de date training 2

Da, ai intuit corect, tabelul de mai sus e un tabel pivot (Pivot Table) care isi ia datele din tabelul initial creat de noi. Scopul acestui raport e sa ne dea o privire de ansamblu cu angajatii nostri si temele de curs.

Planificare cursuri

Ne-ar interesa sa vedem si datele cand sunt planificate cursurile noastre, poate si numarul de participanti, al doilea raport, tot pivot table, asta face.

Baza de date training 3

Istoric angajat

Poate as vrea sa stiu la ce programe de instruire a fost un anume angajat, putem vedea asta foarte usor, din al 3-lea pivot.

Baza de date training 4

Alte rapoarte

Evident ceea ce am aratat eu aici sunt cu titlu demonstrativ. In functie de coloanele din tabelul initial unde trecem informatiile despre participantii la curs, putem crea orice fel de rapoarte.

Download

Pentru a descarca acest model va fi nevoie sa te abonezi la lista mea de email.

Am nevoie de parerea ta

Ai mai lucrat cu baze de date de training? da-mi un feedback in sectiunea de comentarii.