Model de buget pentru un proiect


Trebuie sa recunosc ca mie imi plac bugetele, nu stiu de ce, dar asta e situatia. Lumea face misto de mine cand le spun ca am folosit un buget in Excel pentru nunta si casa si nu am trecut si eu “cheltuielile pe caiet”. Daca faceam asa probabil acest blog s-ar fi numit caietninja si v-as fi aratat cum puteti sa scrieti si sa desenati frumos :).

Buget proiect

Radu, focus, buget proiect

Asa, revenind la oile noastre, hai sa vorbim despre bugete. Am vazut multe modele pe internet si nu numai si cuvintele la care ma duc cu gandul sunt greoi si rigid. Trebuie sa tot adaug pe randuri si coloane, sa refac formule de insumare si dupa ce am facut estimarea initiala si incep sa inregistrez cheltuieli vad ca de fapt mai e nevoie iar sa adaug randuri si sa refac formule de insumare.

Buget de proiect ideal

Ca sa fim intelesi, nu cred ca exista lucruri perfecte, si ceea ce o sa va prezint eu nu e ceva perfect. Cred totusi ca un model de buget bun ar trebui sa aiba urmatoarele caracteristici:



  • Automatizat, adica sa stie ce sume pe linii si coloane sa faca, chiar si atunci cand se modifica situatia initiala
  • Urmaribil (asta sigur e cuvant nou) dintr-o privire, sa nu am nevoie de mai mult de 6 secunde ca sa imi dau seama cum stau lucrurile
  • Usor de adaptat de la un proiect la altul

Cazul nostru

Ca sa lucram pe ceva concret vom presupune ca suntem manageri de proiect pentru o conferinta si ca avem nevoie de un buget, atat pentru o estimare initiala cat si pentru un tracking in timp real al cheltuielilor. Modelul de buget l-am facut pe Google Sheets pentru ca il vad mai potrivit pentru colaborare in echipa.

Categorii de cheltuieli

Incepem cu definirea categoriilor de cheltuieli, asa e mai usor ca sa aducem putina ordine. Daca e sa vorbim despre o conferinta eu am definit urmatoarele categorii de cheltuieli:

Buget proiect

Le-am pus intr-un sheet separat ca sa le folosesc pentru validarea datelor.

Estimarea initiala

E normal ca inainte sa incepem sa cumparam covorul rosu pentru conferinta e nevoie sa stim cat costa si restul lucrurilor. Asa ca vom incepe cu estimarea tuturor cheltuielilor, nu de alta dar vrem sa stim cati metri de covor rosu ne permitem.

La modul concret estimarea inseamna completarea acestui tabel “foarte complex”:

Buget proiect

Tracking pe parcurs

Am terminat cu estimarea, am trimis bugetul la aprobat, toata lumea e multumita. Acum trebuie sa ma asigur ca nu ies din costurile alocate.

Cheltuielile realizate le trecem tot in acelasi tabel, doar ca la tip scriem realizat si nu estimat.

Buget proiectPoti vedea mai sus cat de simplu e sa adaug o cheltuiala care nu a fost planificata (Cheltuiala 3 de la promovare).

Radu, dar asta nu ma prea ajuta

“Tabelul asta de care vorbesti tu nu prea ma ajuta, am nevoie de o privire de ansamblu, de o sumarizare”.

Corect, bingo de asta am facut inca un sheet in bugetul nostru la care i-am dat nume sumarizare, care arata cam asa:

Buget proiectArunca o privire

Deja am folosit vreo 500 de cuvinte ca sa iti spun despre acest model de buget, click aici sa arunci o privire. Cu speranta ca nu vei sterge tot ce gasesti acolo ti-am dat si permisiune de editare, daca atunci cand intri pe acel link gasesti o mare varza sa stii ca unii dintre concetatenii tai si-au facut de cap :).

Mult spor la cat mai multe proiecte.



Tags: