Pivot Table 101: Introducere


Cred ca atunci cand vorbim despre sumarizarea datelor cu Pivot Table incepem sa vorbim despre utilizare Excel la nivel intermediar. Mi-am propus in acest articol ca sa te ajut sa intelegi modul in care functioneaza un Pivot Table, nu de alta dar la inceput poate fi destul de greu de apucat. Daca citesti articolul pana la final poate afli si care e faza cu 101 :).

Pivot table

Tocmai ai devenit antreprenor

Imi plac situatiile concrete, hai sa iti povestesc un scenariu, ai propriul magazin online in care vinzi telefoane mobile folosite, felicitari. Inca de la inceput ai vrut sa masori intr-un mod cat mai eficient vanzarile, magazinul tau online te ajuta la asta, iti exporta un fisier excel care arata cam asa:

Pivot tableE fain ca ai pentru fiecare tranzactie o linie in tabel, insa parca nu e suficient. Daca nu esti Superman e cam greu sa observi tendinte si pattern-uri intr-un Excel cu 1000 linii doar uitandu-te la ele.



Pentru inceput ai vrea sa stii cum merg vanzarile pe fiecare model, daca nu ai mai auzit de ce e ala un Pivot Table probabil ca ai facut un sheet nou in document si un tabel care arata cam asa:

Pivot tableSi ai pus-o pe asistenta ta Maricica sa completeze tabelul manual. Nici ea nu a auzit ce e ala un Pivot Table si, pentru fiecare model s-a pus sa faca urmatoarele:

  • Selectare model
  • Selectare luna
  • Insumarea valorii pe coloana de pret
  • Scrierea totalului in tabelul tau

Asta pentru fiecare model si pentru fiecare luna, suna distractiv nu?

O alternativa: Pivot Table

Exact pentru aceasta situatie a fost construit acest “feature”, tocmai ca sa nu fie nevoie sa petreci mult timp facand sarcini repetitive pentru a obtine o sumarizare a informatiilor. In cele ce urmeaza iti voi arata cum poti obtine valoarea vanzarilor pe model si pe luna folosind un Pivot Table.

Pasul 0: Tabel cu un singur rand in header

Nu orice tabel poate fi sumarizat cu Pivot Table, e nevoie sa aiba un format simplu care sa indeplineasca 2 conditii:

  1. Sa aiba un singur rand ca si cap de tabel, fara randuri suprapuse
  2. Sa nu aiba randuri de sumarizare in interiorul tabelului (de gen total pe luna)

Tabelul nostru indeplineste ambele conditii.

Pasul 1: Unde e optiunea asta?

Pai, aici (Insert / Pivot Table):

Pivot table

 Pasul 2: Create Pivot Table

Dupa ce apasam butonul magic de insert ne apare “chestia asta”:

Pivot tableLa select table / range, ia ghici ce vom face, vom selecta tabelul / range-ul de celule pe care vrem sa il analizam, Radu eu nu inteleg e complicat :).

E nevoie sa spunem si unde vrem sa fie pus raportul, de asta avem si optiunea Choose where you want the PivotTable report to be placed.

Dupa ce am dat ok ar trebui sa avem asta:

Pivot tableCe se intampla de fapt

Excel, prin intelepciunea microsoftiana ia informatia din tabelul pe care vrei sa il analizezi si iti arata toate coloanele pe care le aveai. De asta era important sa nu ai in capul de tabel randuri suprapuse, asta ar fi adus confuzie.

Pivot table

Eu pot lua aceste campuri si sa le combin in cate directii vreau pentru a obtine raportul pe care il doresc. In situatia mea voiam ca sa am pe randuri brand-ul, pe coloane lunile si ma interesa sa stiu totalul vanzarilor (date de suma preturilor). In imaginea de mai jos poti vedea cum am aranjat campurile.

Pivot table

Rezultatul e urmatorul:

Pivot table

De mentionat ca am folosit optiunea de group pentru ca sa imi arate lunile si nu zilele.

Flexibilitate

Daca vreau inca un raport care sa imi arate modalitatea de plata in functie de modelul de telefon ales sunt la doar cateva click-uri distanta. Flexibilitatea in raportare e limitata doar de imaginatia proprie (adica destul de mult 🙂 ). Faptul ca toate valorile se calculeaza automat o face pe Maricica sa fie mult mai relaxata si sa isi iubeasca locul de munca mai mult.

Download

Aici poti descarca fisierul la care am lucrat si eu.

Si care e faza cu 101

101 se refera la notiuni introductive despre un subiect, la o abordare care nu necesita alte notiuni despre acel subiect. Asta am incercat sa fac in acest articol, sa fac o introducere in Pivot Table, te rog sa imi spui daca am reusit in sectiunea de comentarii.

Radu