Timesheet in Excel


Ce o fi oare ala un timesheet? foarte buna intrebarea, e un raport in care eu ca si angajat spun ce am facut saptamana trecuta, pe ce s-au dus cele 8 ore pe care le-am petrecut consumand aerul din birou.

timesheet excel

In general companiile care factureaza catre client in functie de orele de munca efective folosesc acest fel de rapoarte. Fiecare angajat care lucreaza pentru un client, dupa fiecare saptamana, spune numarul de ore pe care le-a lucrat pe fiecare proiect.

Atunci cand vorbim despre time tracking eu am identificat mai multe abordari:



  • Trimitem pe email sefului ce am facut in fiecare zi si el centralizeaza cumva email-urile si poate le pune intr-un Excel sau Paint
  • Trimitem un raport standard sefului si el le pune cap la cap folosind magia copy paste
  • Folosim o aplicatie de tip timesheet pe care o cumparam pentru ca seful nu mai face fata

E clar ca primele 2 abordari necesita o investitie de timp mare din partea sefului, varianta 3 ar fi ideala dar costa. In acest articol aveti propunerea mea legata de cum sa facem un timesheet in care informatia se centralizeaza de la sine dar care e si gratuit.

Deci, cum procedam?

Inainte sa ma apuc de treaba am stat putin sa vad care e cea mai buna modalitate de a merge mai departe. Cum e a treia oara cand scriu acest articol eu zic ca i-am dat de cap. Facem in felul urmator:

  1. Facem un sheet in care construim un formular unde fiecare angajat isi completeaza raportul, ii dam nume FORM ca sa fie sugestiv
  2. Cu ajutorul unui macro mutam datele din formular intr-un sheet in care sunt toate datele, pe asta il intitulam DATA
  3. Construim 1, 2, 3 … alte sheet-uri in care construim rapoarte pe baza informatiilor din DATA

De ce ne complicam cu formulare si macro?

Putem sa facem lucrurile si mai simple, sa avem doar un simplu tabel in care toata lumea sa completeze. Am ales sa ma complic eu putin tocmai pentru a fi mai usor pentru cei care completeaza raportul, e mai usor sa completezi unul gol decat sa scrii randuri noi intr-un tabel cu poate 1000 de randuri.

Hai sa vedem cum arata

Studio-urile Excel Ninja Pictures au facut acest scurt video ca sa vedeti cum arata produsul final:

Download

Descarca acest Timesheet in Excel despre care am tot vorbit:

Disclaimer

Am facut acest fisier cu scopul de a arata un concept care functioneaza, ca poti face in Excel un timesheet care sa fie destul de destept. Daca vrei sa fac ceva specific pentru tine, hai sa vorbim.